۱- نگاه سنتی به یک ابزار مدرن
به گزارش ما آنلاین، ساختار وب‌سایت‌های بیشتر سازمان‌ها نیز بر این دیدگاه بنیان نهاده شده است، از این رو حجیم‌ترین و برجسته‌ترین بخش غالب این سایت‌ها به اخبار سازمانی اختصاص یافته است و به طور طبیعی نیز اخبار حوزه ریاست، اصلی‌ترین مضمون این خبرنامه‌های الکترونیک را تشکیل می‌دهد. منطق کلی اطلاع‌رسانی در این سایت‌ها، نیازهای مخاطب نیست بلکه اولویت‌هایی است که گردانندگان آن برای ارائه اطلاعات قائلند و این دو گاه فاصله آشکاری با هم می‌یابند. تعاملی‌ترین بخش سایت‌ها را می‌توان در ایمیل‌های مخاطبان و بخشی که عمدتاً ارتباط با ما نام گرفته است، جست‌وجو کرد. نتیجه یک مشاهده شخصی از ارسال ایمیل برای حدود ۲۰ سایت سازمانی پس از ۳ ماه انتظار، تنها به یک تلفن از سوی سازمانی ختم شد که اپراتور محترم درخواست می‌کرد شکایت مورد نظر از طریق نامه به دستگاه ارسال شود! با آنکه دو سال از انجام این پیمایش می‌گذرد، تردیدی نیست که وضعیت چندان بهبود نیافته است.
۲- معماری نادرست اطلاعات
وب سایت‌های سازمانی ساختار نسبتا مشابهی دارند. اقیانوسی از اطلاعات ناقص به شکل نادرست طبقه بندی و ارائه شده اند. فهرست یا منوی سایت که سرراست‌ترین راهنمای شما به سوی اطلاعات مورد نیاز است، گاهی به شکل مضحکی نیاز به تفسیر دارد. شگفت‌زده نمی‌شوید اگر در سایت سازمانی اطلاعات مربوط به مدیر روابط‌عمومی متعلق به فردی باشد که دست کم سه ماه قبل جای خود را به دیگری سپرده است! اما احتمالاً کلافه خواهید شد اگر دربخش اطلاعات مربوط به یک مجوز سازمانی، به جای دسترسی به یک فرم پی‌دی‌اف ساده مجبور شوید با صرف وقت و هزینه قابل توجهی آن را از بخش کپی سازمان مذکور فقط با قیمت چند صد تومان تهیه کنید. راهنمای مراجعان که یکی از مهم‌ترین کارکردهای سازمان‌ها برای کاهش مراجعات غیرضرور است، در بیشتر این سایت‌ها به‌گونه غیرحرفه‌ای تنظیم شده است و اطلاعات درهم و برهم‌اند. یکجا سرویس خدماتی سازمان معرفی شده اما شرایط احراز آن دقیق تبیین نشده است. یکجا اسم متصدی، نشانی یا تلفن پاسخ‌دهنده مشخص نیست. در بخش دیگری فرم مورد نظر موجود نیست یا فایل مربوط با آن باز نمی‌شود و….
اینترنت در ایران ارزان و روان نیست. مدیریت سایت باید فرم و محتوا را چندان ساده و متناسب با نیازهای مخاطبان طراحی کند که در سریع‌ترین شکل ممکن امکان اطلاع‌یابی فراهم گردد. مجموعه‌ای از اطلاعات ناقص که نظر شما را تأمین نمی‌کند، بدتر از فقدان آنهاست چون دست کم وقت و اعصاب شما در آن به بازی گرفته نمی‌شود.
۳- فقدان دانش و آگاهی حرفه‌ای
اداره وب‌سایت‌های سازمان‌ها به مثابه یک رسانه، نیاز به تخصص و حرفه‌ای‌گری دارند. در سطح غالب سازمان‌های ایرانی حلقه مغز افزاری طراحی سایت مفقود است. مدیران روابط‌عمومی فهرستی از ایده‌ها و انتظارات خود را به طراحان انفورماتیک دیکته می‌کنند. فارغ از اینکه متأسفانه افراد غیرحرفه‌ای، بازار برنامه‌نویسی در ایران را (بویژه در حوزه طراحی وب‌سایت‌های سازمانی) از دست متخصصان این عرصه ربوده‌اند و این امر حتی در سطح بزرگ ترین دستگاه‌های اجرایی خود را به رخ می‌کشد. نباید غافل شد که در اداره وب‌سایت‌ها آنچه که اهمیت بنیادی‌تری دارد، بخش مغز افزاری اداره سایت است که در آن به راهکارهای تعامل با مخاطب به درستی توجه شده است. یک صفحه ورودی به سایت که فقط پرچم در اهتزار کشور را روبه‌رویتان تصویر می‌کند و شما را که به زحمت به اینترنتی با سرعت ۲۵۰ کیلوبایت وصل شده‌اید، دقایقی منتظر نگه می‌دارد، می‌تواند برای همیشه مراجعی را از فهرست کاربران سایت سازمان حذف کند. یک طراحی درست و خردمندانه شما را از «کلیک‌بازی» باز می‌دارد و انبوهی از صفحات میانی بی‌خاصیت را که مثل کوچه‌های تودرتو فقط حوصله شما را سر می‌برد، حذف می‌کند. دانش ناچیز –اما رو به توسعه– کارگزاران روابط‌عمومی از ارتباطات الکترونیک و بالاتر از آن هوشمند، در پیدایش وضعیت کنونی سهمی مؤثر دارد. دانشگاه‌هایی که کارشناسان روابط‌عمومی را با حداقلی از دانش در این زمینه آشنا نمی‌کنند، مقصران اصلی قلمداد می‌شوند اما این مانع از آن نیست که سازمان فرد یا افرادی را وادارد در این عرصه صاحب د انش تخصصی شوند و در این زمینه سرمایه‌گذاری جدی کند.
آمار چند هزار مراجعه در ماه برای وب‌سایت‌های سازمان‌هایی که مشتریان/ مخاطبان چند ده میلیونی دارند، در نهفت خود آماری شرم‌آور است. اگر نقش و کارکردی که این ابزار ارتباطی می‌تواند در کاهش مراجعات حضوری، سرعت در پاسخگویی و دستیابی به اطلاعات مورد نیاز مخاطبان دارد، به درستی شناخته و به آن پاسخ مناسبی داده شود، بی‌تردید تحولی در کارکردهای سازمان‌ها و تعامل آنها با مخاطبان پدید خواهد آمد. وب‌سایت‌ها کارآمدی خود را ندارند، چون نمی‌دانیم که از آنها چه انتظاراتی هست و اساساً این ابزار چه کارکردهایی دارد. این آفت البته گریبانگیر کارایی و کارآمدی سازمان و ساختار روابط‌عمومی در ایران نیز هست.
