به گزارش ما آنلاین، برگزاری مراسم تودیع و معارفه در ایران معمولاً با حاشیه‌های زیادی مواجه است؛ آنکه می‌آید بی‌توجه به عملکرد گذشته مدیر قبل از خود، سعی دارد خود را ناجی سازمان نشان دهد و مدیر قبلی نیز تلاش می‌کند تا تغییر خود را سیاسی جلوه داده و یا از محدودیت‌ها بگوید و خود را دست وپا بسته مطرح کند. در همین حال مدیران قبلی کمتر به مدیران بعدی مشاوره می‌دهند که نبود این رابطه دو طرفه است. در خصوص آداب تودیع و معارفه و بررسی تجربه‌های دیگر کشورها در این زمینه، با محمد عباس‌زادگان، معاون بانک صادرات ایران که پیش از این مدیرعامل شرکت‌های بیمه ایران و بیمه نوین نیز بوده است، گفت‌وگویی انجام داده‌ایم.
آيا در علم مديريت مبحث خاصي به موضوع توديع و معارفه اختصاص داده شده است و شكل خاصي براي اين مراسم تعريف شده است يا نه؟
تحت اين عنوان نه. اين كه در مديريت توديع و معارفه عنوان معيني وجود داشته باشد، نيست.
چرا؟
علت اين است كه در دنياي توسعه يافته، موضوع توديع و معارفه با مدلي كه ما انجام مي‌دهيم، شكل نمي‌گيرد. آنها از الگويي به نام «الگوي جانشيني مؤثر» استفاده مي‌كنند. هر مديري در دوره تصدي خود، جانشين معيني برايش تعيين و تربيت مي‌شود و شش ماه قبل از بازنشسته شدن فرد، مدير جديد، پشت ميز مي‌نشيند و مدير قبلي نقش مربي را پيدا مي‌كند و بنابراين معارفه و توديع از مدت‌ها قبل اتفاق افتاده است؛ به‌خصوص براي پست‌هاي مهم مديريتي. زماني كه من معاون گمرك ايران بودم، در كنفرانس‌هاي بين‌المللي گمرگ فعال بودم. در سه تا چهار جلسه ديدم معاون بين‌الملل گمرك كره يك نفر را به صورت دائمي با خود همراه دارد كه متن مذاكرات را مي‌نويسد. سخنراني اين فرد را مقابلش مي‌گذارد، چمدانش را جابه‌جا مي‌كند، صورت حساب را مي‌گيرد و قرارداد ملاقات‌ها را تنظيم مي‌كند. من از ايشان پرسيدم چرا اين فرد همراه شما ثابت است؟ گفت: «تو بگو چرا آدم‌هاي همراه تو متغيرند؟» گفت: «خارج آمدن در كشور ما نوعي امتياز، تنوع و يادگيري است و ما اين را به صورت دائمي به يك نفر نمي‌دهيم و بين مديراني كه با آنها كار مي‌كنيم، توزيع مي‌كنيم.» او گفت: «اين فرد قرار است كه چهار سال ديگر جانشين من شود. خود من هم اولين باري كه وارد اين حوزه شدم، مأموريت داشتم كه چمدان فردي را كه به كنفرانس مي‌رود، آماده كنم و به فرودگاه تحويل دهم…» با اين اوصاف در متون مديريتي چنين عنواني با اين معنا نداريم؛ البته نه اينكه اصلاً وجود نداشته باشد.
حداقل مراسم توديع كه بايد وجود داشته باشد.
توديع به معني خداحافظي. معمولاً اينگونه است كه كاركنان خودشان مراسم مي‌گيرند، به صورت داخلي جشني برپا مي‌كنند و به كارمندي كه مي‌خواهد برود هدايايي مي‌دهند و در واقع از محل درآمد خودشان جشني می‌گیرند و رؤساي ديگر را هم دعوت مي‌كنند تا در اين جشن چند ساعته كه خيلي هم رسمي نيست، شركت كنند. اين مراسم در حد بخش، واحد و يا قسمت اجرا مي‌شود اما به‌طور مثال معارفه وزير در سازمان‌ها با مدلي كه ما وزير را در جمع بزرگي معرفي مي‌كنيم، انجام نمي‌شود بلكه در جمع كوچك كاركنان معرفي مي‌شود و علت اين است كه وزير معمولاً در همان سازمان كار مي‌كند و از درون همان سازمان بيرون آمده است و لذا كاركنان سازمان او را مي‌شناسند و با او مراوده دارند. بنابراين آنها مدل اجراي مراسم‌شان با ما متفاوت است.
مراسم‌هاي آنان چه ويژگي‌هاي متمايزي دارد؟
چون در آن جا كمتر فردي از يك سازمان به سازمان ديگر مي‌رود، بيشتر مراسم توديع براي بازنشستگي موضوعيت دارد. گاهي اوقات اين مراسم بازنشستگي در خانه فرد بازنشسته انجام مي‌گيرد، يعني كاركنان يك روز عصر در خانه فرد بازنشسته قرار مي‌گذارند و هر كدام با خودشان كمي خوردني مي‌آورند. به‌خصوص ژاپني‌ها چنين رسمي دارند؛ مهماني عصرانه مي‌گيرند و هدايايي كه بيشتر جنبه سمبوليك دارد به فرد مي‌دهند اما آغاز كار يك فرد، معمولاً با تبريك ساده كاركنان شروع مي‌شود و مراسم مفصلي كه وقت و امكانات نياز داشته باشد، كمتر برگزار مي‌كنند.
به نظر شما مراسم توديع و معارفه ما ايراني‌ها تأثيري بر روي كاركنان و يك سازمان دارد؟
بستگي دارد كه با چه هدفي انجام بگيرد. اگر مراسم توديع و معارفه به اين دليل باشد كه فردي كه مي‌خواهد وارد سازمان شود، مورد استقبال قرار گيرد و از فردي كه مي‌خواهد برود تقدير بشود، براي كاركنان چندان تأثيري ندارد، چون كاركنان نسبت به چنين موقعيتي معمولاً بي‌طرف هستند. فقط به لحاظ رواني كسي كه مي‌خواهد برود احساس مي‌كند يك جور برخورد مناسب در قبالش انجام گرفته و احساس نمي‌كند زحماتش هدر رفته است. اين تصور براي كاركنان هم پيش مي‌آيد كه اگر روزي بخواهد بروند از آنها تقدير می‌شود اما اين يك اثر آموزشي نيرومند نيست. يك اثر موفق است و بيشتر شكل تبليغاتي دارد. در مراسم توديع و معارفه معمولاً هيچ نوع تجربه‌اي مبادله نمي‌شود. هيچ نوع پيش‌بيني يا تبادل نظر راجع به آينده گفته نمي‌شود. بعضي از مراسم‌هاي توديع و معارفه به شكل خيلي خوبي انجام نمي‌شود، به اين شكل كه فرد قبلي مي‌كوشد از عملكرد خودش دفاع كند. فرد جديد هم مي‌كوشد كه جوري عملكرد قبلي را زير سؤال ببرد و توضيح دهد كه علت عوض كردن آن فرد اين است كه عملكرد چندان مطلوبي ندارد. این شيوه به هيچ روي بر كاركنان تأثير مثبت ندارد و بازخورد منفي مي‌گيرند، وارد يك تعارض و برخورد سازماني می‌شوند و بعد هم نمي‌دانند كه چه‌كار كنند. حادثه ديگر هم اين است كه اگر كارمندان به نوعي از فرد قبلي دفاع كنند، فرد جديد با آنها مقابله خواهد كرد. اگر به فرد جديد عكس‌العمل مثبت نشان دهند، كساني كه طرفدار فرد قبلي بودند با اينها مقابله مي‌كنند؛ در نتيجه اين مراسم اگر مناسب طراحي نشود، به يك تعارض سازمان تبديل مي‌شود.
به‌نظر شما چند نوع مراسم توديع و معارفه وجود دارد؟ آيا براساس گفته شما مي‌توانيم مراسم توديع و معارفه را به اشكال اخلاقي و غيراخلاقي و يا سازنده و مخرب تقسيم‌بندي كنيم؟
شايد اخلاقي و غيراخلاقي برايش به كار نبريم، بهتر است. مي‌توانيم بگوييم اين مراسم مي‌تواند سازنده و آموزشي باشد و يا غيرسازنده و كم‌اثر. وقتي سازنده است كه امكان تبادل نظر به وجود بيايد و فرد جديد خودش را محتاج نظرات و تجربيات فرد قبلي بداند و از او خواهش كند كه نقطه نظراتش را در جلسه معارفه براي همه كاركنان بگويد. وقتي منفي خواهد بود كه چنين رخدادي به‌وجود نيايد و اتفاقي كه مي‌افتد اين باشد كه فرد جديد خود را نيازمند فرد قبلي نداند و حتي با او نوعي معارضه داشته باشد.
جلسات توديع و معارفه چه بازتاب‌هاي اجتماعي به همراه دارد؟ چون به هر حال اين جلسات بازتاب رسانه‌اي دارد اما چه اثراتي در اجتماع دارد؟
حتماً مؤثر است. به‌خصوص كه گاهي اوقات در سطوح بالاتر -در سطوح مياني اين اتفاق كمتر مي‌افتد- و آنجايي كه بازتاب رسانه‌اي دارد، افراد جديد قول‌هايي را به مخاطبان يا جامعه و يا كاركنان مي‌دهند. معمولاً در ذهن مخاطب اين قول‌ها باقي مي‌ماند واگر فرد نتواند اين قول‌ها را محقق كند و يا جواب دهد، بازتاب منفي دارد و گونه‌اي شانتاژ تبليغاتي تلقي مي‌شود و به صورت جدي براي مردم اين تصور پيش مي‌آيد كه مطالبات جواب داده نشده، هر روز بر هم انباشته مي‌شود و اين پديده‌اي است كه ما اسمش را سرمايه اجتماعي مي‌گذاريم و ناشي از اعتماد به گفتار و قول مديران است. اين سرمايه اجتماعي به شدت صدمه مي‌خورد و آسيب مي‌بيند و برعكس اگر كسي كه براي معارفه مي‌آيد، بتواند در جهت جلب مشاركت مردم و كاركنان سخن بگويد و بگويد به اين نوع مشاركت‌ها به اين دلايل نيازمند است، مي‌تواند بازتاب بهتري داشته باشد.
به نظر شما نقد يك مدير در جلسه توديع كار صحيحي است؟
به هيچ وجه چنين چيزي امكان‌پذير نيست. نقد تابع كاري تحليلي است و در يك جلسه نمي‌تواند انجام بگيرد و بعد هم اگر نقد را به منظور بهره‌برداري و بهينه‌سازي انجام بدهيم و براي محكوم كردن فرد انجام دهيم و نيز طرح نقد براي ثبات ضرورت تغيير، الگويي مناسب نيست و تأثير مثبتي بر روي مخاطب ندارد. نقد همراه با پيشنهاد و به منظور بهبود و نه كوبيدن و يا شخصيت فردي را منكوب كردن است. چون اگر اين اتفاق بيفتد، يك حادثه نامناسب پيش مي‌آيد و آن اين است كه اعتماد كاركنان نسبت به مديران هر روز كاهش پيدا مي‌كند. چون همه مي‌فهمند كه نفر بعدي هم در معرض نقدي هست و بنابراين اعتمادشان را به فردي كه به عنوان فرمانده و يا مدير انتخاب شود، از دست مي‌دهند.
جاي نقد كجاست؟
جاي نقد در اتاق و پشت ميز است، نه در جمع عام. از طريق نوشته و با مستندات با هدف ايجاد يك گفتمان فعال به منظور ارتقاء و بهبود باید نقد صورت بگیرد. نقد را معمولاً بايد از آدم‌هاي نقادي بخواهيم كه متخصصان نقد هستند. بين كار نقادي سازمان و كار ژورناليستي بايد تفاوت كاملاً جدي بگذاريم. چون نقد علمي همه ابعاد فرد و كارش را در نظر مي‌گيرد. نه تنها نقد به معني ديدن عيب‌ها و اشكالات است، بلكه به معني ديدن عدم و نفع‌ها هم هست. يعني آنجايي كه فرد كاري را بايد انجام مي‌داده ولي نداده است هم جاي نقد دارد. نقد را بايد از متخصصين رشته مديريت، از كارشناسان، صاحب‌نظران و افراد خبره خواست نه از سياست‌گذاران و روزنامه‌ها. روزنامه‌ها مي‌توانند اشكالات را بگويند براي اينكه مردم آگاه شوند، اما انجام نقد علمي كاري متفاوت است.
مراسم توديع و معارفه چقدر بر روابط مدير و كاركنان اثرگذار است؟
اگر آن دو نفر گفتمان جدي، فعال و همراه با عواطف همكاري از خودشان نشان دهند، روي روحيه كاركنان تأثير مثبتي دارد و البته نه تعارفات! و اگر در آنجا با هم پيمان ببندند كه قصد دارند به همديگر كمك كنند و مدير جديد تجربيات مدير قبلي را ببيند، نقد كند و ارتقاء دهد و نه نفي كند و دور بريزد، اين عملكرد در رويه و درك كاركنان مي‌تواند مؤثر باشد.
از منظر روابط انساني چطور؟ آيا سخنان مدير جديد مي‌تواند در ايجاد و چگوني روابط انساني با كاركنان مؤثر باشد؟
حتماً. اگر گفتماني كه انتخاب مي‌كند، گفتمان تقاضاي همراهي، همدلي و مشاركت‌جويي باشد و گفتمانش، گفتمان نفي و طرد و برخورد با گذشته باشد، با اين مدل ذهني بيايد كه عده‌اي كار كردند، زحمت كشيدند و حالا قصد ارتقاء دارند، مي‌تواند در ايجاد روابط انساني نيرومند‌تر مؤثر باشد.
یك جلسه معارفه سالم و سازنده شامل چه ويژگي‌هايي است؟
جلسه‌اي است كه مدير قبلي بتواند عملكردش را توضيح دهد و به‌خوبي از آن دفاع كند و فرصت دفاع و توضيح به او داده شود. كساني هم كه به اين عملكرد نگاه مي‌كنند، بعد از فرصت نقد و ارزيابي داشته باشند و به اين به عنوان يك تجربه نگاه كنند.
مدير جديد هم قبل از كسب اطلاعات سخن بگويد، استراتژي تعيين نكند، آينده را ترسيم نكند، مگر آن كه از درون آن سازمان باشد و اطلاعاتش كافي باشد و قبل از اينكه اطلاعات كافي به دست نياورده سخن بگويد و عكس‌العمل نداشته باشد. عمدتاً به شنيدن، فهميدن، ياد گرفتن، درك كردن و كمك طلبيدن از جمع مخاطب اكتفا نكند و به هيچ وجه قصد انجام اقدامات مردم‌فريبانه را نداشته باشد؛ به‌خصوص اگر پوشش رسانه‌اي دارد، به اصطلاح سياسيون به دنبال روش و بهره‌برداري‌هاي پوپوليستي نباشد.
آيا اين شكل و مدلي كه در ايران به عنوان مدل مراسم توديع و معارفه انجام مي‌شود، مي‌تواند شكل ديگري به خود بگيرد يا اينكه همواره بايد اين شكل ثابت باشد؟
قطعاً ما بايد اين را تغيير دهيم و از رسانه‌اي كردن و انعكاس آن، صرفاً براي اطلاع‌رساني خودداري كنيم و آن را به يك برنامه آمورزشي در جهت يك سازمان يادگيرنده تبديل كنيم. از حواشي آن به شدت بكاهيم و بر مفاهيم و طراحي براي يادگيري بيفزاييم.
برنامه آموزشي به چه شكلي و با چه محتوايي؟
برنامه آموزشي اين است كه كاركنان ياد بگيرند و بفهمند چه اشكالاتي تا به حال داشته‌اند و مدير قبلي وقتي گزارش عملكرد مي‌دهد، تنگناها، مشكلات و پيشنهادات را بگويد. كاركنان مي‌فهمند كه كجاي كارشان ايراد داشته و يا سازمان چه ايراداتي دارد و چه تجربه‌اي مي‌تواند به انجام كار كمك كند و در جريان معارفه كاركنان مشاركت داشته باشند نه اينكه شنونده باشند و صرفاً يك جلسه خشك اداري برگزار شود. حتي اگر تعدادي وارد انتخاب شوند تا زماني كه دو فرد صحبت مي‌كنند، داوران پيرامون حرف‌ها و نظرات در حضور كاركنان داوري كنند، تبديل به ميزگردي براي يادگيري مي‌شود.
انتهای پیام
