به گزارش ما آنلاین، برگزاری مراسم تودیع و معارفه در ایران معمولاً با حاشیه‌های زیادی مواجه است؛ آنکه می‌آید بی‌توجه به عملکرد گذشته مدیر قبل از خود، سعی دارد خود را ناجی سازمان نشان دهد و مدیر قبلی نیز تلاش می‌کند تا تغییر خود را سیاسی جلوه داده و یا از محدودیت‌ها بگوید و خود را دست وپا بسته مطرح کند. در همین حال مدیران قبلی کمتر به مدیران بعدی مشاوره می‌دهند که نبود این رابطه دو طرفه است. در خصوص آداب تودیع و معارفه و بررسی تجربه‌های دیگر کشورها در این زمینه، با محمد عباس‌زادگان، معاون بانک صادرات ایران که پیش از این مدیرعامل شرکت‌های بیمه ایران و بیمه نوین نیز بوده است، گفت‌وگویی انجام داده‌ایم.
آیا در علم مدیریت مبحث خاصی به موضوع تودیع و معارفه اختصاص داده شده است و شکل خاصی برای این مراسم تعریف شده است یا نه؟
تحت این عنوان نه. این که در مدیریت تودیع و معارفه عنوان معینی وجود داشته باشد، نیست.
چرا؟
علت این است که در دنیای توسعه یافته، موضوع تودیع و معارفه با مدلی که ما انجام می‌دهیم، شکل نمی‌گیرد. آنها از الگویی به نام «الگوی جانشینی مؤثر» استفاده می‌کنند. هر مدیری در دوره تصدی خود، جانشین معینی برایش تعیین و تربیت می‌شود و شش ماه قبل از بازنشسته شدن فرد، مدیر جدید، پشت میز می‌نشیند و مدیر قبلی نقش مربی را پیدا می‌کند و بنابراین معارفه و تودیع از مدت‌ها قبل اتفاق افتاده است؛ به‌خصوص برای پست‌های مهم مدیریتی. زمانی که من معاون گمرک ایران بودم، در کنفرانس‌های بین‌المللی گمرگ فعال بودم. در سه تا چهار جلسه دیدم معاون بین‌الملل گمرک کره یک نفر را به صورت دائمی با خود همراه دارد که متن مذاکرات را می‌نویسد. سخنرانی این فرد را مقابلش می‌گذارد، چمدانش را جابه‌جا می‌کند، صورت حساب را می‌گیرد و قرارداد ملاقات‌ها را تنظیم می‌کند. من از ایشان پرسیدم چرا این فرد همراه شما ثابت است؟ گفت: «تو بگو چرا آدم‌های همراه تو متغیرند؟» گفت: «خارج آمدن در کشور ما نوعی امتیاز، تنوع و یادگیری است و ما این را به صورت دائمی به یک نفر نمی‌دهیم و بین مدیرانی که با آنها کار می‌کنیم، توزیع می‌کنیم.» او گفت: «این فرد قرار است که چهار سال دیگر جانشین من شود. خود من هم اولین باری که وارد این حوزه شدم، مأموریت داشتم که چمدان فردی را که به کنفرانس می‌رود، آماده کنم و به فرودگاه تحویل دهم…» با این اوصاف در متون مدیریتی چنین عنوانی با این معنا نداریم؛ البته نه اینکه اصلاً وجود نداشته باشد.
حداقل مراسم تودیع که باید وجود داشته باشد.
تودیع به معنی خداحافظی. معمولاً اینگونه است که کارکنان خودشان مراسم می‌گیرند، به صورت داخلی جشنی برپا می‌کنند و به کارمندی که می‌خواهد برود هدایایی می‌دهند و در واقع از محل درآمد خودشان جشنی می‌گیرند و رؤسای دیگر را هم دعوت می‌کنند تا در این جشن چند ساعته که خیلی هم رسمی نیست، شرکت کنند. این مراسم در حد بخش، واحد و یا قسمت اجرا می‌شود اما به‌طور مثال معارفه وزیر در سازمان‌ها با مدلی که ما وزیر را در جمع بزرگی معرفی می‌کنیم، انجام نمی‌شود بلکه در جمع کوچک کارکنان معرفی می‌شود و علت این است که وزیر معمولاً در همان سازمان کار می‌کند و از درون همان سازمان بیرون آمده است و لذا کارکنان سازمان او را می‌شناسند و با او مراوده دارند. بنابراین آنها مدل اجرای مراسم‌شان با ما متفاوت است.
مراسم‌های آنان چه ویژگی‌های متمایزی دارد؟
چون در آن جا کمتر فردی از یک سازمان به سازمان دیگر می‌رود، بیشتر مراسم تودیع برای بازنشستگی موضوعیت دارد. گاهی اوقات این مراسم بازنشستگی در خانه فرد بازنشسته انجام می‌گیرد، یعنی کارکنان یک روز عصر در خانه فرد بازنشسته قرار می‌گذارند و هر کدام با خودشان کمی خوردنی می‌آورند. به‌خصوص ژاپنی‌ها چنین رسمی دارند؛ مهمانی عصرانه می‌گیرند و هدایایی که بیشتر جنبه سمبولیک دارد به فرد می‌دهند اما آغاز کار یک فرد، معمولاً با تبریک ساده کارکنان شروع می‌شود و مراسم مفصلی که وقت و امکانات نیاز داشته باشد، کمتر برگزار می‌کنند.
به نظر شما مراسم تودیع و معارفه ما ایرانی‌ها تأثیری بر روی کارکنان و یک سازمان دارد؟
بستگی دارد که با چه هدفی انجام بگیرد. اگر مراسم تودیع و معارفه به این دلیل باشد که فردی که می‌خواهد وارد سازمان شود، مورد استقبال قرار گیرد و از فردی که می‌خواهد برود تقدیر بشود، برای کارکنان چندان تأثیری ندارد، چون کارکنان نسبت به چنین موقعیتی معمولاً بی‌طرف هستند. فقط به لحاظ روانی کسی که می‌خواهد برود احساس می‌کند یک جور برخورد مناسب در قبالش انجام گرفته و احساس نمی‌کند زحماتش هدر رفته است. این تصور برای کارکنان هم پیش می‌آید که اگر روزی بخواهد بروند از آنها تقدیر می‌شود اما این یک اثر آموزشی نیرومند نیست. یک اثر موفق است و بیشتر شکل تبلیغاتی دارد. در مراسم تودیع و معارفه معمولاً هیچ نوع تجربه‌ای مبادله نمی‌شود. هیچ نوع پیش‌بینی یا تبادل نظر راجع به آینده گفته نمی‌شود. بعضی از مراسم‌های تودیع و معارفه به شکل خیلی خوبی انجام نمی‌شود، به این شکل که فرد قبلی می‌کوشد از عملکرد خودش دفاع کند. فرد جدید هم می‌کوشد که جوری عملکرد قبلی را زیر سؤال ببرد و توضیح دهد که علت عوض کردن آن فرد این است که عملکرد چندان مطلوبی ندارد. این شیوه به هیچ روی بر کارکنان تأثیر مثبت ندارد و بازخورد منفی می‌گیرند، وارد یک تعارض و برخورد سازمانی می‌شوند و بعد هم نمی‌دانند که چه‌کار کنند. حادثه دیگر هم این است که اگر کارمندان به نوعی از فرد قبلی دفاع کنند، فرد جدید با آنها مقابله خواهد کرد. اگر به فرد جدید عکس‌العمل مثبت نشان دهند، کسانی که طرفدار فرد قبلی بودند با اینها مقابله می‌کنند؛ در نتیجه این مراسم اگر مناسب طراحی نشود، به یک تعارض سازمان تبدیل می‌شود.
به‌نظر شما چند نوع مراسم تودیع و معارفه وجود دارد؟ آیا براساس گفته شما می‌توانیم مراسم تودیع و معارفه را به اشکال اخلاقی و غیراخلاقی و یا سازنده و مخرب تقسیم‌بندی کنیم؟
شاید اخلاقی و غیراخلاقی برایش به کار نبریم، بهتر است. می‌توانیم بگوییم این مراسم می‌تواند سازنده و آموزشی باشد و یا غیرسازنده و کم‌اثر. وقتی سازنده است که امکان تبادل نظر به وجود بیاید و فرد جدید خودش را محتاج نظرات و تجربیات فرد قبلی بداند و از او خواهش کند که نقطه نظراتش را در جلسه معارفه برای همه کارکنان بگوید. وقتی منفی خواهد بود که چنین رخدادی به‌وجود نیاید و اتفاقی که می‌افتد این باشد که فرد جدید خود را نیازمند فرد قبلی نداند و حتی با او نوعی معارضه داشته باشد.
جلسات تودیع و معارفه چه بازتاب‌های اجتماعی به همراه دارد؟ چون به هر حال این جلسات بازتاب رسانه‌ای دارد اما چه اثراتی در اجتماع دارد؟
حتماً مؤثر است. به‌خصوص که گاهی اوقات در سطوح بالاتر -در سطوح میانی این اتفاق کمتر می‌افتد- و آنجایی که بازتاب رسانه‌ای دارد، افراد جدید قول‌هایی را به مخاطبان یا جامعه و یا کارکنان می‌دهند. معمولاً در ذهن مخاطب این قول‌ها باقی می‌ماند واگر فرد نتواند این قول‌ها را محقق کند و یا جواب دهد، بازتاب منفی دارد و گونه‌ای شانتاژ تبلیغاتی تلقی می‌شود و به صورت جدی برای مردم این تصور پیش می‌آید که مطالبات جواب داده نشده، هر روز بر هم انباشته می‌شود و این پدیده‌ای است که ما اسمش را سرمایه اجتماعی می‌گذاریم و ناشی از اعتماد به گفتار و قول مدیران است. این سرمایه اجتماعی به شدت صدمه می‌خورد و آسیب می‌بیند و برعکس اگر کسی که برای معارفه می‌آید، بتواند در جهت جلب مشارکت مردم و کارکنان سخن بگوید و بگوید به این نوع مشارکت‌ها به این دلایل نیازمند است، می‌تواند بازتاب بهتری داشته باشد.
به نظر شما نقد یک مدیر در جلسه تودیع کار صحیحی است؟
به هیچ وجه چنین چیزی امکان‌پذیر نیست. نقد تابع کاری تحلیلی است و در یک جلسه نمی‌تواند انجام بگیرد و بعد هم اگر نقد را به منظور بهره‌برداری و بهینه‌سازی انجام بدهیم و برای محکوم کردن فرد انجام دهیم و نیز طرح نقد برای ثبات ضرورت تغییر، الگویی مناسب نیست و تأثیر مثبتی بر روی مخاطب ندارد. نقد همراه با پیشنهاد و به منظور بهبود و نه کوبیدن و یا شخصیت فردی را منکوب کردن است. چون اگر این اتفاق بیفتد، یک حادثه نامناسب پیش می‌آید و آن این است که اعتماد کارکنان نسبت به مدیران هر روز کاهش پیدا می‌کند. چون همه می‌فهمند که نفر بعدی هم در معرض نقدی هست و بنابراین اعتمادشان را به فردی که به عنوان فرمانده و یا مدیر انتخاب شود، از دست می‌دهند.
جای نقد کجاست؟
جای نقد در اتاق و پشت میز است، نه در جمع عام. از طریق نوشته و با مستندات با هدف ایجاد یک گفتمان فعال به منظور ارتقاء و بهبود باید نقد صورت بگیرد. نقد را معمولاً باید از آدم‌های نقادی بخواهیم که متخصصان نقد هستند. بین کار نقادی سازمان و کار ژورنالیستی باید تفاوت کاملاً جدی بگذاریم. چون نقد علمی همه ابعاد فرد و کارش را در نظر می‌گیرد. نه تنها نقد به معنی دیدن عیب‌ها و اشکالات است، بلکه به معنی دیدن عدم و نفع‌ها هم هست. یعنی آنجایی که فرد کاری را باید انجام می‌داده ولی نداده است هم جای نقد دارد. نقد را باید از متخصصین رشته مدیریت، از کارشناسان، صاحب‌نظران و افراد خبره خواست نه از سیاست‌گذاران و روزنامه‌ها. روزنامه‌ها می‌توانند اشکالات را بگویند برای اینکه مردم آگاه شوند، اما انجام نقد علمی کاری متفاوت است.
مراسم تودیع و معارفه چقدر بر روابط مدیر و کارکنان اثرگذار است؟
اگر آن دو نفر گفتمان جدی، فعال و همراه با عواطف همکاری از خودشان نشان دهند، روی روحیه کارکنان تأثیر مثبتی دارد و البته نه تعارفات! و اگر در آنجا با هم پیمان ببندند که قصد دارند به همدیگر کمک کنند و مدیر جدید تجربیات مدیر قبلی را ببیند، نقد کند و ارتقاء دهد و نه نفی کند و دور بریزد، این عملکرد در رویه و درک کارکنان می‌تواند مؤثر باشد.
از منظر روابط انسانی چطور؟ آیا سخنان مدیر جدید می‌تواند در ایجاد و چگونی روابط انسانی با کارکنان مؤثر باشد؟
حتماً. اگر گفتمانی که انتخاب می‌کند، گفتمان تقاضای همراهی، همدلی و مشارکت‌جویی باشد و گفتمانش، گفتمان نفی و طرد و برخورد با گذشته باشد، با این مدل ذهنی بیاید که عده‌ای کار کردند، زحمت کشیدند و حالا قصد ارتقاء دارند، می‌تواند در ایجاد روابط انسانی نیرومند‌تر مؤثر باشد.
یک جلسه معارفه سالم و سازنده شامل چه ویژگی‌هایی است؟
جلسه‌ای است که مدیر قبلی بتواند عملکردش را توضیح دهد و به‌خوبی از آن دفاع کند و فرصت دفاع و توضیح به او داده شود. کسانی هم که به این عملکرد نگاه می‌کنند، بعد از فرصت نقد و ارزیابی داشته باشند و به این به عنوان یک تجربه نگاه کنند.
مدیر جدید هم قبل از کسب اطلاعات سخن بگوید، استراتژی تعیین نکند، آینده را ترسیم نکند، مگر آن که از درون آن سازمان باشد و اطلاعاتش کافی باشد و قبل از اینکه اطلاعات کافی به دست نیاورده سخن بگوید و عکس‌العمل نداشته باشد. عمدتاً به شنیدن، فهمیدن، یاد گرفتن، درک کردن و کمک طلبیدن از جمع مخاطب اکتفا نکند و به هیچ وجه قصد انجام اقدامات مردم‌فریبانه را نداشته باشد؛ به‌خصوص اگر پوشش رسانه‌ای دارد، به اصطلاح سیاسیون به دنبال روش و بهره‌برداری‌های پوپولیستی نباشد.
آیا این شکل و مدلی که در ایران به عنوان مدل مراسم تودیع و معارفه انجام می‌شود، می‌تواند شکل دیگری به خود بگیرد یا اینکه همواره باید این شکل ثابت باشد؟
قطعاً ما باید این را تغییر دهیم و از رسانه‌ای کردن و انعکاس آن، صرفاً برای اطلاع‌رسانی خودداری کنیم و آن را به یک برنامه آمورزشی در جهت یک سازمان یادگیرنده تبدیل کنیم. از حواشی آن به شدت بکاهیم و بر مفاهیم و طراحی برای یادگیری بیفزاییم.
برنامه آموزشی به چه شکلی و با چه محتوایی؟
برنامه آموزشی این است که کارکنان یاد بگیرند و بفهمند چه اشکالاتی تا به حال داشته‌اند و مدیر قبلی وقتی گزارش عملکرد می‌دهد، تنگناها، مشکلات و پیشنهادات را بگوید. کارکنان می‌فهمند که کجای کارشان ایراد داشته و یا سازمان چه ایراداتی دارد و چه تجربه‌ای می‌تواند به انجام کار کمک کند و در جریان معارفه کارکنان مشارکت داشته باشند نه اینکه شنونده باشند و صرفاً یک جلسه خشک اداری برگزار شود. حتی اگر تعدادی وارد انتخاب شوند تا زمانی که دو فرد صحبت می‌کنند، داوران پیرامون حرف‌ها و نظرات در حضور کارکنان داوری کنند، تبدیل به میزگردی برای یادگیری می‌شود.
انتهای پیام
